Microsoft Office Access 2007
FUNCIÓN DE ACCES…
žLa función principal de Microsoft Acces crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de administración de datos como por ejemplo almacenar, ordenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes. Son de gran utilidad en empresas que tienen mucha información y desean organizarla.
¿Cuáles son los componentes de Access?
žFormularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.
žInformes
žTablas
žConsultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios e
žMacros informes
žMódulos
OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS
žObjetos de la base de datos
žTablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos
estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más
adelante veremos qué es un campo.
žConsultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer
y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
žFormulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más
cómoda y visiblemente más atractiva.
žInforme: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos.
žMacro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas
repetitivas.
Tablas
CONCEPTOS BASICOS DE UNA BASE DE DATOS
unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán
ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante
veremos qué es un campo.
Formulario
Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe
permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
žCampo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que se cargará en dicho campo, esta puede ser:
žTexto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
žMemo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
žNumérico: para introducir números
žFecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
žMoneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario
žAuto-numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido .
Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
CONSULTAS EN ACCES.
COMO CREAR UNA CONSULTA EN ACCES..,
žLa consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden
proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja
de respuestas dinámica"; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas.
La consulta, tambien es un filtro avanzado, y funciona prácticamente de la misma forma. Lo único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario.
žPara crear una consulta hay que seleccionar la pestaña de la ventana de la base de datos. Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa el botón base de datos . En la ventana Consultas puede aparecer algún elemento creado si se ha guardado algún filtro:
Estas son las opciones que ofrece
Access para crear una consulta:
ž1. Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
ž2. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados.
ž3. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo.
ž4. Asistente para consultas destinados a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo.
ž5. Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.
Macro
žconjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
